Czy freelancer potrzebuje działalności? Jak ogarnąć podatki?

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
W tym artykule będzie o tym wszystkim, co wiąże się z założeniem działalności gospodarczej oraz z kosztami jakie przyszły freelancer będzie musiał ponieść rozpoczynając swoją działalność.

Posłuchaj jako podcast w wersji audio:

W dzisiejszym artykule będzie o formach opodatkowania, o różnego rodzaju ulgach, zniżkach i opłatach miesięcznych, o których freelancer wiedzieć powinien.

To wszystko spędza, mam poczucie, sen z powiek przyszłym freelancerom. A nie jest to jednak tak naprawdę skomplikowane, wystarczy trochę rozeznania i korzystania ze wsparcia osób, które pomogą przedsiębiorcy prowadzić swoją działalność.

Na wstępie zaznaczę, że nie jestem doradcą finansowym ani podatkowym. Co prawda część mojej kariery spędziłem w banku, ale były to działy zarządzania zasobami ludzkimi.

W związku z tym, będę dotykał bardziej kwestii swoich doświadczeń aniżeli globalnych statystyk. Potraktuj to jako inspirację i punkt zaczepienia. Jeśli już będziesz podejmować własną decyzję, kiedy rzucić etat i jak później prowadzić działalność, zasięgnij informacji u kogoś, kto zajmuje się tym zawodowo. Jak wiesz jestem psychologiem, natomiast od jedenastu lat oficjalnie prowadzę działalność, swoją markę prowadzę trochę dłużej, prawie 13 lat więc trochę tych doświadczeń już zebrałem.

Pierwszą rzeczą, o którą często pytają przyszli freelancerzy, to jaką formę opodatkowania wybrać i jaki rodzaj działalności zacząć prowadzić. Najczęściej jest to wybór między jednoosobową działalnością gospodarczą, a jakimś rodzajem spółki. Osobiście polecam jednoosobową działalność gospodarczą, ponieważ ta forma ma chyba najwięcej plusów i ułatwień.

Przede wszystkim założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest darmowe, dużo szybsze i technicznie znacznie prostsze od założenia spółki. Jednoosobową działalność można zarejestrować w tej chwili przez Internet, wypełniając jedynie prosty formularz na stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Kwestie dotyczące założenia spółki są bardziej skomplikowane. Do rejestracji spółki potrzeba sporządzić umowę, zarejestrować wzorzec umowy, a potem samą umowę, która jest sama w sobie dość skomplikowana należy zawrzeć notarialnie. Dochodzą do tego również koszty. Dodatkowo należy wnieść kapitał zakładowy spółki – minimum 5000 zł, a także wpisać spółkę do KRSu (dodatkowo 500 zł kosztów), jak również zawnioskować o NIP.

Dla porównania, jeśli chodzi o jednoosobową działalność gospodarczą to nasz NIP indywidualny staje się NIPem tej działalności. 

Różnica między tymi dwiema formami prowadzenia działalności dotyczy również możliwości ujmowania kosztów – w spółkach więcej kosztów można ująć i wpisać jako koszty uzyskania przychodu, a w związku z tym odprowadzamy później mniejszy podatek.

Natomiast, kiedy mówimy o typowych biznesach opartych o markę osobistą, to tych kosztów jest zwykle mniej. Jeżeli nie prowadzisz takiej marki, która opiera się o produkcję lub jeżeli nie wykonujesz usług, które związane są z wykorzystaniem materiałów, które stanowią w zasadzie stały koszt dla prowadzenia działalności, to wtedy raczej sugeruję, żeby wybrać jednoosobową działalność gospodarczą. W tym przypadku nawet koszty prowadzenia księgowości będą dużo niższe, ponieważ przy jednoosobowej działalności gospodarczej mamy do czynienia z księgowością uproszczoną, która jest dużo tańsza (miesięczny koszt ok. 200-250 zł). W przypadku spółki koszt prowadzenia księgowości jest znacznie wyższy (od ok. 600 zł wzwyż).

Dochód z prowadzonej działalności gospodarczej podlega opodatkowaniu. Podczas wypełniania wniosku CEIDG należy zadecydować, którą formę wybieramy: opodatkowanie na zasadach ogólnych (według skali podatkowej, podatek liniowy lub ryczałt (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych)).

Jeśli chodzi o formę opodatkowania w przypadku marek osobistych osobiście polecam podatek liniowy albo rozliczanie w formie ryczałtu.

Podatek liniowy to różnica pomiędzy przychodami i poniesionymi kosztami. Wartość podatku wynosi 19% i jest stała. To jest największy plus tego rodzaju opodatkowania. Niezależnie od tego, jakie jednoosobowa działalność gospodarcza przynosi dochody, stawka podatku będzie taka sama. A jeśli nie osiągnie się żadnego przychodu, nie trzeba płacić nic.

Większość doradców podatkowych powie, że jeżeli dochód przekracza 100 tysięcy złotych rocznie to podatek liniowy jest jedną z najbardziej opłacalnych form. To, co jest ważne dla osób prowadzących markę osobistą to to, że jeżeli wybierzemy formę opodatkowania podatkiem liniowym to utracimy zdolność do wspólnego rozliczania z małżonkiem. Podobna sytuacja będzie miała miejsce w sytuacji, kiedy jesteśmy rodzicem samotnie wychowującym dzieci.

Jeśli chodzi o rozliczenia w przypadku podatku liniowego – możemy wybrać: zaliczki w okresie miesięcznym (co miesiąc rozliczać podatki) lub kwartalnie do 20. dnia każdego miesiąca. W zeznaniu rocznym PIT-36L rozliczają się podatnicy, którzy wybrali liniową formę opodatkowania dochodów, czyli właśnie podatek liniowy.

Alternatywą dla podatku liniowego jest forma ryczałtu (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych).

Od 2021 roku korzystanie z ryczałtu wydaje się być bardziej atrakcyjne, ponieważ zmieniły się nieco przepisy, zmieniły się też możliwości – poszerzył się krąg osób prowadzących działalność gospodarczą, które mogą rozważać ryczałt.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to uproszczona forma rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych. Stawkę podatku ustala się w zależności od rodzaju prowadzonej działalności, wysokość stawki wylicza się w oparciu o osiągnięte przychody, natomiast wartości przychodów nie pomniejsza się o poniesione koszty. To właśnie odróżnia ryczałt od pozostałych form opodatkowania.

Wiele nowych branż może zacząć korzystać z ryczałtu, które do tej pory tej możliwości nie miały.

Wybierając tę opcję, podatnik decyduje się na jedną z pięciu zasadniczych stawek: 3%, 5,5%, 8,5%, 17% i 20%.

W przypadku branży szkoleniowej jest to 8,5%.

Stawka, jaką wybierze przedsiębiorca, zależy od rodzaju wykonywanej działalności. Jeśli rozliczasz się w ten sposób musisz prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów (w której nie wykazuje się kosztów). Ważne jest, aby każdy Twój ruch jako przedsiębiorcy został udokumentowany. Nie możesz przekroczyć ustalonego limitu osiąganych przychodów, który wynosi 2 000 000 euro (9 030 600 zł w 2021r.).

Jeżeli nie generujemy bardzo dużych kosztów i w związku z tym, że będziemy przechodzić z etatu na nową działalność potrzebujemy kupić samochód, sprzęt i bierzemy go w leasing i te koszty będą wyższe to raczej polecam podatek liniowy.

Ale jeżeli będziemy korzystać ze sprzętu, który mamy do tej pory i włączymy go jako sprzęt użytkowy do firmy, to polecam rozważyć ryczałt.

Z mojego obliczenia wynika, że w przypadku 8,5% podatków w formie ryczałtowej przy uzyskaniu kwoty rocznej przychodu 200 tysięcy złotych ten podatek będzie mniejszy niż 17 tysięcy w skali całego roku! Można również od tego podatku odliczyć składki ZUS, a więc tylko około 12 tysięcy będziemy  płacić podatku w skali całego roku! Co pokazuje, że zostaje nam przynajmniej jakieś 180 kilka tysięcy „na rękę”. Oczywiście trzeba wygenerować ten przychód 200 000 zł, ale temat zarabiania jest poruszany w innych moich artykułach.

Niezwykle interesująca dla marek osobistych jest kwestia podatku VAT. W tym miejscu polecam korzystać ze zwolnienia z VAT do kwoty przychodu 200 000 zł rocznie.

Artykuł 113. [Zwolnienia Podmiotowe] daje nam taką możliwość.

W 2021 roku został utrzymany limit zwolnienia podmiotowego z VAT, który wynosi 200.000 zł.

To jest opcja, z której bardzo wielu freelancerów korzysta. 200 000 zł to jest już przychód na bardzo dobrym poziomie. Tak naprawdę kilkanaście tysięcy na rękę miesięcznie to ciekawa alternatywa dla wielu stanowisk etatowych, w tym dla średniego i wyższego Managementu włącznie. Warto to rozważyć.

Przyszły przedsiębiorca, który zacznie zakładać działalność oprócz tego, że wybierze np. jednoosobową działalność gospodarczą, podatek liniowy albo ryczałt, zadecyduje, że będzie korzystać ze zwolnienia z podatku VAT, a więc do faktur nie będzie musiał doliczać 23% podatku (co jest niezwykle ważne w przypadku marek, które sprzedają produkty i usługi klientom indywidualnym) musi również wybrać tzw. PKD – Polska Klasyfikacja Działalności Gospodarczych (wykaz kodów określających rodzaje działalności gospodarczych w Polsce). To pięcioznakowy symbol, który określa rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Każdy przedsiębiorca w momencie zakładania firmy musi wybrać przynajmniej jeden kod PKD, aby urzędy wiedziały, jakie czynności w jej ramach będzie wykonywał.

Zachęcam do tego, żeby sobie taką listę (klasyfikację kodów) przejrzeć. Sprawdzić, jaki rodzaj usług będziemy świadczyć i w związku z tym, jakie PKD potrzebujemy ostatecznie wybrać. Dobra informacja jest taka, że dodatkowe PKD w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej można w każdej chwili dopisać.

Osobiście działam w branży rozwojowej, w której tak naprawdę większość usług można zaliczyć do wszelkiego rodzaju pozaszkolnych form edukacji (PKD 85.59.B).

Kolejną kwestią, która może sen z powiek początkującym przedsiębiorcom spędzać, to oczywiście obowiązki księgowe. Jak do tego podejść i jak to rozliczyć? W jaki sposób te wszystkie faktury opisać i dobrze wystawiać rachunki? Jak dobrze prowadzić ewidencję, jak wygenerować deklarację podatkową? Mnóstwo pytań się pojawia również na tym etapie.

Spotykam się z takim myśleniem, że jak się prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą to samemu można spokojnie zająć się księgowością. Natomiast od razu w tym miejscu polecam, żeby jednak te czynności oddelegować. Należy zatrudnić biuro rachunkowe, księgową i samodzielnie tego nie wykonywać, chyba, że mamy naprawdę kierunkowe wykształcenie i potrafimy przez to bardzo sprawnie „przebrnąć”. Jeżeli nie, to będziemy w tym tonąć, będziemy w tym utykać. A po co? Skoro warto skupić się na swojej firmie, by zyskać więcej czasu na poszukiwanie zleceń oraz na ich wykonywanie.

Jeśli chodzi o rozliczenia zrobi to za nas księgowa, a więc: wszelkiego rodzaju deklaracje podatkowe, rozliczenia roczne, deklaracje do urzędów (ZUS, Urząd Skarbowy), dokumenty kosztowe, które również można w tej chwili wysyłać w formie skanów, nawet nie musi to być tradycyjna poczta. W biurze rachunkowym online będziesz mieć wgląd do swoich dokumentów przez całą dobę, jeżeli cokolwiek się dzieje, możesz się zalogować na swoje konto. Takie biura reprezentują nas również przed ZUS i Urzędem Skarbowym, więc jeżeli są jakiekolwiek niejasności, pytania, dostajemy pisma z różnego rodzaju urzędów, to biuro rachunkowe nam w tym również pomaga.

Naucz się delegować kwestie księgowe, skup się na tym, żeby budować swoją markę.

Jeśli chodzi o ubezpieczenia dodatkowe, to w jednym z poprzednich artykułów poruszałem kwestie prywatnego ubezpieczenia medycznego dla feelancerów (pakiet w Lux Med wraz z portalem Useme).

Jeżeli prowadzisz firmę w Polsce, to zobowiązany jesteś do opłacania składki ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych). Przez pierwsze 2 lata prowadzenia działalności mamy do czynienia z niższymi stawkami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Jeśli rozpoczynasz swoją działalność gospodarczą, możesz skorzystać ze specjalnej, preferencyjnej składki ZUS. Przez 24 miesiące płacisz zmniejszone składki (tzw. mały ZUS).

W tej chwili stawka wynosi około 690 złotych po zniżce, normalnie około 1400 złotych miesięcznie.

Jeśli chodzi o  rozważania, czy prowadzenie firmy jest dla mnie w kontekście tych wszystkich technikaliów, rzeczy związanych z deklaracjami, z podatkami i z fakturami, to tak naprawdę ja też kiedyś, kilkanaście lat temu się nad tym zastanawiałem i bardzo tym martwiłem.

I okazało się to bardzo proste, wystarczy znaleźć dobre biuro rachunkowe i mamy to wszystko z głowy, zarejestrować działalność, wynająć księgową, złożyć deklaracje dotyczące naszego konta firmowego, złożyć deklarację formy opodatkowania i możemy działać!

My – właściciele marek osobistych – tak naprawdę mamy się zająć prowadzeniem działalności gospodarczej. Naucz się wynajmować ludzi, naucz się delegować im pracę.

Ty masz się zająć kreowaniem marki, kreowaniem nowych produktów, nowych usług i przede wszystkim budowaniem społeczności. Nigdy nie wchodź w ten skrypt robienia wszystkiego.

Na początku swojej drogi freelancerzy mają bardzo często w sobie tzw. „Zosię Samosię”, wszystko, to co jest potrzebne do zbudowania wizerunku nowej marki zamierzają robić sami.

Znam wielu freelancerów, którzy nawet nie wystartowali, bo utknęli na etapie projektowania swojego logotypu. Chcieli sami skorzystać z platform do zbudowania prostej strony internetowej, ale niestety polegli w którymś momencie, bo chcieli mieć więcej funkcjonalności, ale zabrakło umiejętności technicznych. Inni próbowali zrobić sobie profesjonalne fotografie najnowszym iPhonem i zdemotywowali się widząc efekty, itd. To jest droga na zatracenie! Bardzo dużo czasu zabierają właśnie takie aktywności. A przecież i tak przygotowujesz całą komunikację dla marki, jej opis, zawartość podstron, profile w mediach społecznościowych, tworzysz pierwszego ebooka – to wszystko zajmuje bardzo dużo czasu, po co sobie jeszcze dokładać?

z jakimi kosztami należy się liczyć, jeżeli chcemy stworzyć nową markę?

Generalnie poza kosztem pracy, który poświęcimy na wybór specjalizacji, stworzenie profilu idealnego klienta, wybranie kanałów komunikacji, stworzenie zakładek do strony, swojego portfolio, stworzenie przynajmniej trzech produktów na początek, napisanie ebooka, nauczenie się przygotowywania wpisów na media społecznościowe, nagrywanie swoich podcastów – to zajmie nam około pół roku, żeby wygenerować pierwszą partię całego contentu marki. 

Dodatkowo, musimy wziąć pod uwagę koszty związane ze zrobieniem sobie profesjonalnych fotografii, koszt stworzenia logotypu, być może projektu wizytówki, tła na Facebooka, stworzenie strony (np. na WordPress). To początek, taki pakiet minimalny.

Jeśli chodzi o fotografie należałoby zakładać koszt między 500 – 900 zł za około 7- 10 profesjonalnych fotografii, przygotowanie logotypu – to przedział kosztowy od 500 – 1000 zł.  Każda dodatkowa grafika z wykorzystaniem tego logotypu to kolejne inwestycje. Na początek warto mieć logotyp i tło na Facebooka. Strona na WordPress wiąże się z zakupem layoutu, czyli gotowych schematów, na których można tworzyć strony i wypełniać swoją treścią. To będą koszty w okolicach 1800 -2000 zł. Tutaj możesz poprosić o pomoc freelancera lub agencję reklamową, oczywiście w tym drugim przypadku koszt będzie znacznie wyższy. Nie chciałbym namawiać do jednej czy do drugiej opcji. To już Twój wybór. Natomiast bardzo często jest tak, że to nie jest zwyczajnie potrzebne, żeby ruszając z nową marką płacić tak ogromne sumy. A często właśnie korzystając z usług freelancerów dostajemy logotyp, fotografię czy stworzoną stronę naprawdę bardzo dobrej jakości za relatywnie sporo mniejsze pieniądze niż w porównaniu z pracą agencji. W związku z tym, mając na uwadze, że prawdopodobnie przez pewien czas potrzebna będzie Ci tzw. poduszka finansowa, radzę te pieniądze odkładać na ten czas, kiedy już rzucimy etat, aniżeli wydawać je na bardzo zaawansowanych specjalistów od fotografii, logotypu i strony.

Chciałbym poruszyć na zakończenie tego artykułu bardzo ważną, moim zdaniem, kwestię. Z jakichś powodów część ludzi, którzy już są etapie rzucania etatu, ma gotową stronę, ma przygotowaną komunikację – zaczyna pracować na swoim, ale… nie zakłada z jakiś powodów działalności gospodarczej. I to jest dosyć popularny przypadek, który jest bardzo negatywny w swoich skutkach i potrafi mocno zablokować freelancera na samym starcie.

Jeżeli utkniesz w tym miejscu, w którym już nie jesteś na etacie, ale jeszcze nie jesteś przedsiębiorcą, to właśnie najczęściej z tego miejsca trudno jest wykrzesać z siebie MOTYWACJĘ.

Bardzo często ludzie mówią: „Założę sobie działalność, dopiero wtedy, kiedy pojawią się klienci”. I utykają w próżni i zawieszeniu – jeszcze nie przedsiębiorca, a już nie pracownik etatowy.

W tym miejscu łatwo jest dać się pochłonąć swoim myślom, np. Czy aby dobrze zrobiłem? Stan oczekiwania, stan bardzo melancholijny, który mam wrażenie wiele osób zatrzymuje.

Mój mentor, z którego wsparcia korzystałem rzucając etat, powiedział mi, że założenie działalności to rodzaj negatywnej motywacji, która będzie na początku dobrze działać, będzie nieco nawet mierzić młodego freelancera. Jak to wygląda? Zakładasz działalność i od tej pory jesteś przedsiębiorcą – powinieneś działać, kombinować, aby zarobić na różne koszty – ZUS, księgowa… 

Jeżeli rzucasz etat, to tego samego dnia, kiedy kończy się umowa o pracę albo najdalej następnego idziesz do urzędu i zakładasz swoją działalność. Albo robisz to przez Internet.

Przypomniałem sobie teraz siebie jak te kilkanaście lat temu wyszedłem z dokumentem potwierdzającym założenie działalności gospodarczej i pamiętam, że to było dla mnie motywujące, to był tak wspaniały dla mnie czas. Ja – przedsiębiorca, nowa tożsamość i pełne morze możliwości, które roztacza się przede mną. Klienci, którzy czekają na moje usługi, wystarczy im je pokazać, wystarczy do nich dotrzeć.

Co się może nie udać, gdy rzucisz etat i postawisz wszystko na jedną kartę?

Co się może nie udać, gdy rzucisz etat i postawisz wszystko na jedną kartę?

Strach jest czymś normalnym, ale aby go kontrolować trzeba rozumieć jego przyczyny. W tym artykule snuję najgorsze scenariusze i to,…
Dlaczego potrzebujesz kuloodpornej pewności siebie?

Dlaczego potrzebujesz kuloodpornej pewności siebie?

Pewność siebie ma wpływ na wiele obszarów naszego życia. Zastanowimy się skąd może się brać niskie poczucie własnej wartości, czyli…
Motywacja przede wszystkim! Czyli o technikach automotywacji na swoim.

Motywacja przede wszystkim! Czyli o technikach automotywacji na swoim.

Jako freelancer musisz motywować się sam, nie masz szefa, nie masz zespołu, nie dostajesz zadań. Jak się zmotywować do działania?…